MENDOT GmbH Berlin

Digitalisierung und Archivierung

Belegerfassung (Scannen)

Der Scanvorgang wird auf speziellen Dokumentenscannern mit entsprechender Auflösung ausgeführt. Unser System unterstützt dies durch eine automatische Erkennung der erforderlichen Auflösung und schafft damit den Spagat zwischen Datenmenge und Erkennbarkeit der Dokumente.

Datenhandling

Die Speicherung der Daten erfolgt nach Ihren Anforderungen als Bitmap-Datei jeweils in TIF, JPEG, GIF als Standard-Ausgabeformate. Abhängig von dem Programm, welches zur späteren Betrachtung der Dokumente in Ihrem Haus zum Einsatz kommt, empfiehlt sich die anschließende Konvertierung in ein PDF/A als Ausgabeformat. Eine Indexierung über Barcode, OCR oder manuelle Texterkennung sollte abgestimmt werden.

Lagerung von Dokumenten

Dokumente werden bei uns bis zum Abschluss der Scanarbeiten und der Übergabe der Dateien gemäß DSGVO in der bei uns eingerichteten Sicherheitszone eingelagert. Diese befindet sich in speziellen separaten, verschließbaren Räumen innerhalb unseres Massivbau-Gebäudes. Der Scan- und Archivierungsprozess wird in einem kameraüberwachten Raum durchgefüthrt.